Die Akademie der Bayerischen Presse e.V. (ABP) ist mit jährlich mehr als 2.000 Teilnehmern und über 300 Seminaren bundesweit die größte Akademie für die Aus- und Weiterbildung von Journalisten und anderen Kommunikations-Profis. In München veranstalten wir praxisnahe Seminare für alle Medien und Kanäle. Wir werden vom Freistaat Bayern gefördert und sind vielfach zertifiziert. Darauf sind wir stolz. Stolz sind wir auch, dass sich unsere Teilnehmer und unsere Dozenten bei uns so wohl fühlen. Und dass man bei uns lachen darf.

Werden Sie Teil unseres gut gelaunten Teams und bereichern Sie uns ab 1. April 2026 als

Office Managerin Verwaltung & digitale Abläufe (m/w/d)

Worum es bei dieser Stelle geht

Sie sorgen dafür, dass bei uns alles rund läuft – organisatorisch, administrativ und zunehmend auch digital. Sie behalten den Überblick, haben Freude an Struktur und gestalten Abläufe aktiv mit. Kurz: Ohne Sie geht es nicht. Und mit Ihnen geht vieles leichter.

Ihre Aufgaben

Organisation & Koordination

• Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung zentraler Office- und Verwaltungstätigkeiten im Tagesgeschäft
• Bearbeitung der Seminaranmeldungen und Einladungen für Kursteilnehmer
• Koordination von Hotelbuchungen für Dozenten und Teilnehmer
• Enge Zusammenarbeit mit dem Akademiedirektor und den Seminarleitern

Digitale Prozesse & Tools

• Ansprechperson für unsere digitale Seminardatenbank
• Mitwirkung an der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse
• Abstimmung mit externen IT-Dienstleistern
• Übersetzen fachlicher Anforderungen in praktikable digitale Lösungen
  

Finanzen & Abrechnung

• Erstellung von Rechnungen, Einladungen und Abrechnungen
• Durchführung des Zahlungsverkehrs und Mahnwesens
• Mitarbeit in der Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit unserem Steuerbüro
• Vertretungsweise Übernahme qualifizierter buchhalterischer Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung –

• oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Sehr gute Deutschkenntnisse, sichere Rechtschreibung
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Hohe Präzision und Sorgfalt beim Arbeiten
• Interesse an Medien und digitalen Tools
• Souveränes, freundliches Auftreten

Sie lieben es, Dinge zu organisieren und zu realisieren. Bei Trubel geben Sie erst richtig Gas und führen Ihre Aufgaben stets zuverlässig aus. Wenn Sie gerne selbstständig arbeiten, aber Teamarbeit schätzen, dann passen Sie hervorragend zu uns. Wichtig ist Ihr Verständnis für Prozesse, Ihre Neugier auf digitale Lösungen und Freude daran, Abläufe zu verbessern. Und: Die Themen des Journalismus werden nicht langweilig. So, wie die Menschen, die darin arbeiten. Jeden Tag werden Sie mit vielen spannenden Menschen direkt zu tun haben. Und das in einem Team, das vielfältig ist wie der Journalismus selbst.

• Eine unbefristete Festanstellung (100 Prozent/ 40 Stunden, evtl. auch Teilzeit)
• Vergütung in Anlehnung an TV-L, Entgeltgruppe 9
• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung
• Mitarbeit in einem kleinen, dynamischen Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeit zu Homeoffice