Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) ist ein Teil der deutschen Sozialversicherung. Wir sind ein gesetzlicher Unfallversicherungsträger und zuständig für bundesweit rd. 37.000 Mitgliedsunternehmen, bei denen ca. 1,6 Millionen Menschen arbeiten. Wir beraten und betreuen unsere Mitgliedsunternehmen in allen Fragen rund um den Arbeits- und Gesundheitsschutz. Im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit helfen wir den Versicherten mit einer umfassenden Heilbehandlung und Rehabilitation und tragen damit zur bestmöglichen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben und in das Leben in der Gemeinschaft bei.

Für unsere Abteilung Innere Dienste suchen wir am Standort Heidelberg oder Bochum zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeiterin/einen Sachbearbeiter (m/w/d) für das Officemanagement befristet bis 30.04.2026.

• die Steuerung sowie Überwachung von Aufgaben und Projekten, die an die Abteilungsleitung Innere Dienste gebunden sind (z.B. steuernde Mitarbeit bei der Abteilungsorganisation, u.a. Protokollierung, Nachhalten von Aufgaben, Mitarbeit in Projekten, Haushaltsplanungen und Budgetüberwachung),
• ein professionelles Büromanagement und Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Kooperation mit anderen Fachabteilungen und Externen und bei organisatorischen Fragestellungen (Terminbuchungen für Konferenzräume sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen),
• die Unterstützung der Projektleitung und Teilprojektleitung bei der Projektplanung und -durchführung,
• Erstellung von Jahresplanungen, Budgetplanungen, Kennzahlenentwicklungen,
• sowie die Erledigung der Sachbearbeitung (bspw. die Prüfung und Zahlung von Rechnungen über SAP im Bedarfsfall, die Erstellung sämtlicher Präsentationen für Vorstand und Hauptgeschäftsführung, die Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Erstellung von Jahresplanungen, die Erstellung von standardisierten Templates aller Art).

• eine erfolgreich abgeschlossene, in der Regel dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen, Büro- oder Verwaltungsberuf
• und eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich Officemanagement oder in vergleichbaren Aufgabenbereichen,
• Erfahrung in Durchführung und Mitarbeit bei komplexen Aufgabenstellungen der Abteilungsleitung (z.B. Projekte, Projektmeetings und Lessons Learned),
• einen sicheren Umgang mit Standardsystemen der Informations- und Kommunikationstechnik, insbesondere MS-Office-Programme,
• Durchsetzungsvermögen, Charakterstärke und hohes Maß an Diskretion,
• ein ausgeprägtes Kommunikationsgeschick,
• professionelles Auftreten, hohe Einsatzbereitschaft,
• zuverlässiges, sicheres und freundliches Auftreten,
• Flexibilität,
• eine ausgeprägt innovative und konzeptionelle Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prozesse zu gestalten,
• Eigenverantwortung und Selbstdisziplin, Mut, eigene Entscheidungen zu treffen,
• Kenntnisse im SAP FI/CO und SAP HCM,
• ausgeprägte Teamfähigkeit sowie Organisationstalent,
• die Bereitschaft zu – gelegentlich auch mehrtägigen – Dienstreisen und eine gültige Fahrerlaubnis (Führerschein Klasse 3 bzw. B).

Wünschenswert ist:

• Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement.

• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis in einer modernen und dienstleistungsorientierten Verwaltung,
• eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem attraktiven und vielseitigen Arbeitsumfeld,
• eine angemessene Vergütung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrags der Berufsgenossenschaften (BG-AT),
• die guten Rahmenbedingungen des öffentlichen Dienstes verbunden mit vielfältigen Möglichkeiten, Familie, Pflege und Beruf in Einklang zu bringen (z.B.: flexible Arbeitszeitgestaltung mit bis zu 30 Urlaubstagen im Jahr, flexible Arbeitsformen u.a. mobiles Arbeiten und alternierende Telearbeit),
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket,
• eine begleitende, gründliche Einarbeitung.