Office Manager:in (m/w/d)

Voll- oder Teilzeit in Köln

Als Office Manager:in bist du das organisatorische Rückgrat der Gateway Factory. Du sorgst dafür, dass alle administrativen und operativen Prozesse reibungslos laufen, unterstützt unser Team bei Governance-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen. Du behältst den Überblick, wo andere längst den Faden verloren haben.

Deine Aufgaben

Administrative Tätigkeiten & Office Management

• Übernahme und Weiterentwicklung diverser administrativer Aufgaben
• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts im Office
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und internen Prozessen
• Unterstützung bei HR-Themen (Onboarding, Offboarding, Werkstudenten-
• Management)
• Pflege und Weiterentwicklung interner Systeme (Notion, HubSpot, CRM)

Kommunikation & Schnittstellen

• Kommunikation mit Projektträgern und Fördermittelgebern
• Koordination zwischen Team, Partnern und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und
• Events

Governance & Compliance

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen
• Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Dokumentation und Archivierung relevanter Unterlagen

Prozesse & Optimierung

• Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen Abläufen
• Aufbau und Pflege effizienter Workflows

Das bringst du mit

Muss:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren
• Position
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (Notion, HubSpot o.ä.)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Hohe Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge einfach zu machen

Nice-to-have:

• Erfahrung in Startup-Umgebungen oder innovativen Organisationen
• Kenntnisse im Bereich Governance und Compliance
• Erfahrung in der Kommunikation mit Fördermittelgebern oder
• Projektträgern

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Arbeit: Du bist Teil eines Ökosystems, das die Zukunft von Hardware und DeepTech im Rheinland mitgestaltet
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Prozesse aktiv mitgestalten und optimieren
• Flexibilität: Mindestens 2 Tage/Woche vor Ort in Köln, Rest nach Bedarf im Home Office
• Dynamisches Team: Arbeite mit engagierten Menschen, die für Innovation brennen
• Vielfältige Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere – von Governance über HR bis zur Projektträger-Kommunikation
• Netzwerk: Zugang zu einem starken Ökosystem aus Startups, Partnern und Investoren

Interesse geweckt?

Dann schick uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und kurzes Anschreiben) bitte per E-Mail an tanja.zirnsteim@gateway-factory.de zu!

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ebenfalls sehr willkommen. Generell schätzen wir Vielfalt und freuen uns daher über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Tanja Zirnstein, Managing Director tanja.zirnstein@gateway-factory.de

Über uns

Gateway Factory ist das führende Ökosystem für Hardware- und DeepTech-Startups im Rheinland. In enger Zusammenarbeit mit den Universitäten Aachen, Düsseldorf und Köln sowie der Start2 Group schafft sie eine Brücke zwischen Spitzenforschung, industrieller Zusammenarbeit und wirtschaftlicher Skalierung. Start-ups aus den Bereichen Gesundheit, nachhaltige Infrastruktur, Computing und Legal erhalten Zugang zu modernsten Produktionstechnologien, Finanzierung, Pilotprojekten und internationalen Märkten. Das Ziel: Visionäre Gründungen auf ihrem Weg zu globalen Scale-ups zu begleiten – mit Know-how, Netzwerk und maßgeschneiderter Unterstützung.