Wir suchen einen engagierten Office Manager / Facility Coordinator (m/w/d), der/die unser Büro mit Herz, Organisationstalent und serviceorientiertem Denken betreut. In dieser Rolle sorgen Sie dafür, dass unser Standort reibungslos funktioniert, einladend wirkt und ein sicherer Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden ist. Sie sind erste Anlaufstelle für Kolleginnen, Besucherinnen und externe Dienstleister – und tragen maßgeblich zu einem professionellen und angenehmen Arbeitsumfeld bei.

Empfang & Office Management

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
• Verwaltung des Empfangsbereichs sowie Koordination von Post, Lieferungen und Kurieren
• Sicherstellen eines ordentlichen, professionellen Büro- und Meetingraum-Umfeldes
• Organisation und Durchführung von Büroführungen für neue Mitarbeitende
• Dokumentenmanagement sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellungen (POs)
• Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und Getränken

Administrative Unterstützung

• Vorbereitung und Kommunikation interner Office-Updates
• Pflege von internen Informationssystemen (z. B. Intranet, SharePoint, interne Request-Systeme)
• Erstellung regelmäßiger Statusberichte im Bereich Facility Management
• Koordination und Tracking von Dienstleistungsverträgen

Facility Management

• Tägliche und wöchentliche Office-Inspektionen sowie Dokumentation von Mängeln
• Betreuung geplanter (PPM) und reaktiver Wartungsmaßnahmen
• Koordination und Einweisung von technischen Dienstleistern
• Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement des Vermieters
• Verwaltung des Inventars und fester Anlagen (Fixed Asset Register)

Event- & Meeting-Support

• Unterstützung bei der Vorbereitung interner Veranstaltungen
• Organisation von Meetingräumen und Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit

Sicherheit & Gesundheitsschutz

• Verwaltung von Zutritts-, Besucher- und Schlüsselmanagement
• Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit, u. a.:
  • regelmäßige Sicherheitsrundgänge
  • Dokumentation von Zwischenfällen
  • Organisation von Trainings
  • Durchführung von DSE-Unterstützung
• Bereitschaft, als Ersthelferin oder Brandschutzhelferin tätig zu werden (Schulung wird gestellt)

ESG & Nachhaltigkeit

• Mitwirkung an Nachhaltigkeitsinitiativen (z. B. Recycling, Energieeffizienz)
• Erfassung und Reporting relevanter ESG-Daten (z. B. Energie, Abfall, Ressourcenverbrauch)
• Zusammenarbeit mit dem Vermieter bei nachhaltigkeitsbezogenen Themen

• 3–5 Jahre Berufserfahrung in Office Management, Facility Management, Hospitality oder einer vergleichbar serviceorientierten Funktion
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Teams etc.)
• Organisationstalent, Lösungsorientierung und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Interesse an Themen wie Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit oder Workplace Experience
• Wünschenswert (aber kein Muss):
  • Kenntnisse im Bereich Health & Safety (z. B. IOSH)
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Gebäudemanagement
  • Interesse an ESG-Themen und Datenreporting

• Eine vielseitige Rolle mit hoher Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, das Büroerlebnis für Mitarbeitende aktiv mitzugestalten
• Enge Zusammenarbeit mit Facility-, HR- und Management-Teams
• Ein modernes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
• Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Health & Safety Trainings)
• Transparentes Bonuspaket
• Klare Career Paths in einem globalen Setting